1099 Moduli
Indice contenuti
- Informazioni sui moduli 1099
- Form 1099-INT, 1099-DIV e 1099-B: scadenze, proroghe e sanzioni
- Tassazione nei 1099
- Differenze tra i moduli 1099-INT, 1099-DIV e 1099-B
- Correzione dei moduli: Amended Form 1099
- Compilazione ed invio dei 1099
- Il software per creare i Form 1099
- Perché scegliere BEST IRS
- Informazioni utili sull’invio dei moduli 1099
Informazioni sui moduli 1099
Nel QI Agreement è definito come obbligo del QI la preparazione e l’invio dei moduli 1099. Tali moduli vengono utilizzati per segnalare i proventi percepiti da US person per ciascun anno fiscale.
Il modulo compilato deve essere segnalato a IRS ed una copia deve essere inviata alla US person cui il modulo si riferisce.
L’obbligo di segnalazione può essere demandato dal QI alla propria depositaria, creando un apposito conto segregato per le US person. In tal caso, sarà la depositaria a farsi carico delle attività di classificazione del cliente, documentazione, tassazione e segnalazione.
A differenza del modulo 1042-s, utilizzabile per ogni tipo di provento US, esiste un 1099 per ciascun tipo di provento US. I più utilizzati dai QI sono i moduli 1099-INT, 1099-DIV e 1099-B.
Si ricorda infine che qualora sia stata applicata una backup withholding, occorrerà inviare a IRS anche il modulo 945.
Form 1099-INT, 1099-DIV e 1099-B: scadenze, proroghe e sanzioni
La compilazione ed invio dei moduli 1099 deve avvenire entro la scadenza definita da IRS per ciascun modulo. Secondo le istruzioni date dalle Publication IRS:
- 31 Gennaio: scadenza per l’invio dei moduli 1099-INT e 1099-DIV al cliente US
- 15 Febbraio: scadenza per l’invio dei moduli 1099-B al cliente del QI
- 1 Aprile: scadenza per l’invio a IRS dei moduli 1099-INT, 1099-DIV e 1099-B
È possibile estendere per un periodo di 30 giorni aggiuntivi, i termini di presentazione dei moduli a IRS. La proroga dei termini è possibile attraverso il modulo 8809, da inviare entro la scadenza di segnalazione dei 1099.
IRS informa nelle sue Publication sulle possibili sanzioni per il mancato o tardivo invio del modulo. La penalità per l’invio tardivo dei 1042-S elettronici all’IRS è prevista nella misura di:
- $50 per ciascun modulo inviato entro 30 giorni dalla scadenza prevista
- $100 per ciascun modulo inviato dopo 30 giorni dalla scadenza prevista ma prima del 1 di agosto dell’anno di segnalazione
- $270 per ciascun modulo inviato dopo 1 di agosto dell’anno di segnalazione
Tassazione nei 1099
I clienti del QI, devono compilare e sottoscrivere il modulo W9 in ogni sua parte. È essenziale che il modulo sia completo di Taxpayer Identification Number (TIN), ovvero il codice fiscale statunitense. Nei casi in cui la documentazione non sia considerata valida o sia priva del TIN, il QI dovrà applicare al cliente la Backup Withholding, pari al 24% (precedentemente 28%) su cedole, dividendi e importo lordo di vendita dei titoli.
Differenze tra i moduli 1099-INT, 1099-DIV e 1099-B
La differenza principale tra questi moduli è che ciascuno di essi è utilizzato per dichiarare al fisco statunitense un particolare tipo di provento. In particolare, per tutti i titoli azionari detenuti da US persons:
- il form 1099-B, verrà utilizzato per dichiarare le operazioni di vendita (Proceeds From Broker or Barter Exchange Transactions);
- il form 1099-DIV, verrà utilizzato per dichiarare i dividendi percepiti (Dividends and Distributions);
- il form 1099-INT, verrà utilizzato per dichiarare interessi percepiti (Interest Income);
Correzione dei moduli: Amended Form 1099
È necessario inviare il 1099 correttivo qualora almeno uno dei campi del modulo inviato a IRS sia cambiato. Il 1099 dovrà essere crociato alla voce “Corrected” per indicare che si tratta di un modulo correttivo. Il campo “Void”, verrà crociato se occorre cancellare l’invio dello stesso modulo già inviato.
Occorre prestare notevole attenzione all’attività di amendment dei 1099. In alcuni casi, per correggere un solo modulo potrebbe essere necessario inviarne più d’uno. La medesima attenzione va posta nella correttiva dei moduli telematici.
Compilazione ed invio dei 1099
Il QI che ha assunto la Primary Withholding Responsibility e backup withholding è tenuto a presentare al fisco USA I moduli 1099 dei suoi clienti. La dichiarazione potrà avvenire in modo cartaceo, facendo attenzione di utilizzare i moduli originali ricevuti da IRS, o per via telematica caricati su FIRE. Gli importi segnalati per il Recipient dovranno essere suddivisi nei diversi moduli 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B a seconda del tipo di provento.
Ciascun modulo 1099, dovrà essere compilato nel formato elettronico e cartaceo (PDF). Il file elettronico deve essere predisposto in un file di formato testo (.txt) secondo le regole definite per ciascun anno da IRS. Questo file sarà necessario per la segnalazione dei moduli all’ente fiscale statunitense.
La compilazione del file txt segue la Publ. 1220 Specifications for Electronic Filing of Form 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding. Il file dovrà essere interamente completato in ogni sua parte. In breve, ci saranno tre tipi di record da compilare:
- “T” records: riportano le informazioni anagrafiche e di contatto del soggetto che trasmette il file. Può essere il QI stesso o altro soggetto che per lui procede alla segnalazione;
- “A” records: riportano le informazioni anagrafiche e di contatto del soggetto i cui dati trasmessi appartengono. Può essere il QI stesso ovvero un altro soggetto;
- “C” records: riportano gli importi aggregati dei record “A”;
- “F” records: riportano il numero di righe dei record “A” e “B”.
La compilazione del formato cartaceo/PDF dovrà corrispondere esattamente a quanto segnalato nel file elettronico. Tali moduli sono essenziali per uso interno al QI (archivio, audit, etc.) e per l’invio ai riceventi (ad esempio, clienti del QI che assumono anche loro status QI).
Il software per creare i Form 1099
BEST IRS è un software in grado di produrre tutta la modulistica per i QI in modo automatico, guidando l’utente nella corretta segnalazione. I dati caricati sul software vengono scansionati per verificare il tipo di soggetto percettore e il tipo di provento. Successivamente vengono creati i moduli:
Informazioni inconsistenti e mancanti vengono notificate all’utente per la correzione.
La regola comune è di far affidare la produzione della modulistica 1099 alle proprie depositarie. Il QI che non assume la Primary Withholding Responsibility e la Backup Withholding, non è pertanto tenuto alla compilazione e all’invio di questa modulistica. Permane però in capo al QI l’obbligo di segnalazione dei propri clienti nei casi in cui la depositaria non ha potuto provvedervi.
Il software BEST IRS dà la possibilità ai QI di potervi provvedere in modo semplice e sicuro, con il medesimo tool con cui compila i moduli 1042-S.
Il software viene fornito in modalità outsourcing, senza impatti sull’infrastruttura IT del QI. Con il medesimo file Excel, i nostri clienti potranno produrre automaticamente tutti i moduli 1099, 1042 e 1042-S, ogni anno aggiornati secondo le ultime modifiche normative.
Perché scegliere BEST IRS
- Attraverso la procedura guidata si riduce la possibilità di errori nelle segnalazioni
- La procedura integrata semplifica l’attività
- Il software permette di ridurre i tempi di riconciliazione e preparazione dei moduli