Obblighi QI
Indice contenuti
Raccolta e classificazione dei clienti
Il QI è tenuto a raccogliere la documentazione che il QI Agreement prescrive necessaria.
| Cliente | Documentazione |
| Soggetto USA | W9, completo di Tax Identification Number (TIN) |
| Persone fisiche NRA |
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| Entità trasparenti (FTE, NQI) | La documentazione dell’entità che incassa il provento dovrà essere:
La documentazione dei soci/beneficiari/clienti è distinta a seconda che siano beneficiari effettivi ai fini QI o meno. Beneficiari effettivi:
NON beneficiari effettivi:
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| Persone giuridiche NRA |
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La documentazione ricevuta permetterà al QI di classificare i propri clienti dal punto di vista fiscale, applicare la corretta aliquota d’imposta e procedere alla segnalazione. Questa è quindi una delle attività fondamentali del QI. Per questo motivo la mancata documentazione di un numero significativo di clienti è considerato “event of default” e può portare alla perdita dello status di QI.
È considerato documentato il cliente NRA che ha presentato il modulo W8 e il cliente US che ha presentato il modulo W9 prima del ricevimento del provento statunitense. È ammessa la documentazione della clientela diretta del QI attraverso le KYC rules.
La documentazione deve essere completata nelle sue parti rilevanti, affinché il QI possa stabilire quel è la residenza fiscale del cliente, classificandolo con uno status Chapter 3. Il QI non potrà fare affidamento sulla documentazione che risulti inesatta o inaffidabile. Sia per motivi di incoerenza, con dati già forniti dal cliente o in già possesso dal QI, o per “change of circumstances” intervenute.
Applicazione della trattenuta USA
L’aliquota generale applicata sui proventi di fonte statunitense è il 30%. Questa viene applicata su interessi e dividendi quando la clientela NRA non è documentata.
Nel caso in cui invece risulti documentata, si applicheranno le aliquote ridotte previste dal trattato di doppia imposizione tra USA e il paese di residenza fiscale del soggetto rilevante.
Inoltre, gli interessi da titoli obbligazionari potranno rientrare nella esenzione da titoli in portafoglio (Interest Portfolio Exemption, redditi segnalati con income code 01 ed exemption code 05), per cui non vi sarà trattenuta alla fonte.
Reporting dei moduli 1042, 1042-s, 945 e 1099
Ogni anno il QI dovrà inviare una segnalazione a IRS per i redditi USA pagati e le trattenute USA effettuate ai propri clienti.
Qui di seguito sono riportate le modalità e le scadenze per la segnalazione.
| Modulo | Scadenza | Modalità di invio |
| 1042 | 15 Marzo | Cartaceo |
| 1042-s | 15 Marzo | Elettronico, via fire |
| 1099 |
| Elettronico, via fire, oppure cartaceo attraverso i moduli inviati da IRS |
Per non incorrere in sanzioni, i moduli dovranno essere inviati entro la data di segnalazione. È fondamentale:
- utilizzare i moduli rilevanti per ciascun anno di segnalazione
- rispettare le regole di compilazione di ciascun modulo
- indicare che si tratta di correttiva, laddove è il caso
- utilizzare il formato elettronico più recente anche per gli anni di segnalazione precedenti
È possibile estendere i termini di presentazione della modulistica attraverso:
- il modulo 8809 che dà diritto ad un‘estensione automatica di 30 giorni per i moduli 1042-s e moduli 1099
- il modulo 7004 che dà diritto ad un’estensione automatica di 6 mesi per i moduli 1042
Attenzione, questi moduli servono per estendere il periodo di presentazione dei moduli ma non per il deposito di eventuali somme dovute a IRS (es. ritenute integrative).
Compliance Program
Nel QI Agreement è previsto che il QI debba dotarsi di un programma interno di compliance diretto e coordinato dal Responsible Officer.
Il programma interno di compliance comprende l’organizzazione delle strutture interne, le policy e le procedure operative attraverso le quali il QI gestisce in modo conforme gli obblighi del QI Agreement.
I punti principali del programma si possono riassumere in:
- nomina del Responsible Officer
- predisposizione di un manuale operativo e formazione delle persone coinvolte nel processo di documentazione, tassazione e segnalazione
- monitoraggio e certificazioni del Responsible Officer
- revisione periodica da un soggetto indipendente (ove non vi siano le condizioni per ricorrere al Waiver)
Responsible Officer
Il QI Agreement dispone che il QI identifichi al suo interno un Responsible Officer.
Il RO deve essere un funzionario del QI, con potere tale da produrre e supervisionare il programma di Compliance del QI. Egli, oltre a rispondere personalmente di fronte all’IRS, è tenuto a informare periodicamente l’IRS circa lo stato di compliance del QI.
Il RO può essere, anche se non obbligatoriamente, lo stesso soggetto responsabile FATCA.
Il RO, inoltre, può delegare le attività a un altro soggetto, mantenendo comunque la responsabilità di fronte all’IRS.
Periodo di certificazione
Il periodo di certificazione sui controlli interni riguarda tre anni solari. In caso di prima certificazione per il QI, si considerano i primi tre anni solari completi dall’entrata in vigore del QI Agreement.
La certificazione periodica deve essere compilata e inviata all’IRS in via telematica entro il 1° luglio dell’anno successivo il periodo di certificazione.
Audit
Tra gli obblighi del RO vi è anche quello di nominare un Reviewer per sottoporre a revisione periodica il QI circa la sua conformità con il QI Agreement, compresi gli obblighi ai fini FATCA.
Il Reviewer può essere interno, esterno o composto da entrambi.
Alla fine della revisione periodica, che viene effettuata su ciascun anno del periodo di certificazione, il Reviewer dovrà predisporre un Report con i risultati della verifica svolta (section 10.06 del QI Agreement).
Il Report dev’essere inoltrato al RO. Inoltre, esso deve essere tenuto disponibile per un’eventuale richiesta da parte dell’IRS (con una traduzione certificata in inglese se l’originale non è in inglese).
Tale Report, come anche le certificazioni periodiche, devono essere conservate dal QI per tutta la durata in vigore del QI Agreement.
Audit Waiver
Il QI, sotto certe condizioni, può richiedere l’esenzione dall’applicazione della revisione periodica (Audit Waiver). L’esenzione deve essere presentata all’IRS e approvata dallo stesso. Tale esenzione è regolata dalla section 10.07 del QI Agreement.
Per poter usufruire di tale esenzione, il QI deve soddisfare una serie di requisiti, ovvero:
- Il QI deve essere un Istituto Finanziario che non funge anche da QDD;
- Il QI non può far parte di un programma di conformità consolidato;
- Per ciascun anno civile coperto dal periodo di certificazione, gli importi da segnalare non possono superare $ 5 milioni;
- Il QI deve avere trasmesso per tempo i moduli 1042, 1042-S, 945, 1099 e 8966, per tutti gli anni solari coperti dal periodo di certificazione;
- Il QI deve aver effettuato tutte le certificazioni periodiche e le revisioni richieste dalle specifiche sezioni del QI Agreement;
- Il QI deve aver effettuato la certificazione periodica dei controlli interni.