1042-S Forms – QI Reporting

1042-S Moduli

Indice contenuti

Informazioni sui moduli 1042-S

Nel QI agreement è definito come obbligo del QI la preparazione e l’invio dei moduli 1042-S, così come per il 1042. Attraverso i moduli 1042-S vengono segnalati tutti i proventi e tassazioni US. La segnalazione avviene attraverso tanti moduli 1042-S quanti sono i differenti gruppi di pagamenti. A ciò concorrono elementi come il tipo di provento, il tipo di tassa applicata (Ch.3 o Ch.4), la percentuale di tassa applicata, codici di esenzione dalla tassa e il tipo di beneficiario del provento.

L’obbligo di segnalazione dei moduli 1042-S a IRS avviene attraverso i moduli elettronici (file txt) definiti secondo le regole definite dalla più recente pubblicazione dell’IRS e caricati sulla piattaforma https://fire.irs.gov/. Nei casi di moduli 1042-S nominativi (ad esempio a nome di altri QI), questi dovranno essere inviati anche al beneficiario del modulo, in formato cartaceo/PDF.

La corretta segnalazione dei moduli 1042-S, presuppone:

importi totali del 1042 uguali alla somma di tutti i 1042-S emessi
importi segnalati riconciliati, ovvero corrispondano con quelli delle depositarie per income code, tax rate, tax amount
importi dei moduli in linea con quelli dei 1042-S ricevuti dalle depositarie
i moduli elettronici, preparati per l’invio a IRS, coincidano perfettamente con quelli cartacei/PDF inviati ai riceventi (recipients)

È fondamentale avere un processo di riconciliazione dei pagamenti ottimizzato che permetta di identificare rapidamente le squadrature, sanarle e tenere traccia di eventuali scostamenti giustificati.

Mentre a IRS è necessario inviare il file elettronico, ai beneficiari può essere inviato indifferentemente il pdf o il cartaceo.

Scadenze, proroghe e sanzioni del Form 1042-S

Tutti i moduli 1042-S devono essere inviati entro il 15 Marzo di ogni anno, per i proventi dell’anno fiscale precedente. Se tale giorno è in un giorno festivo, il termine viene esteso al primo giorno feriale successivo.

È possibile estendere i termini di presentazione dei moduli 1042-S. La proroga dei termini è possibile attraverso il modulo 8809, da inviare entro la scadenza di presentazione del modulo 1042-S.

IRS informa nelle sue Publication sulle possibili sanzioni per il mancato o tardivo invio del modulo. La penalità per l’invio tardivo dei 1042-S elettronici all’IRS è prevista nella misura di:

$ 50 per ciascun modulo inviato entro 30 giorni dalla scadenza prevista
$ 100 per ciascun modulo inviato dopo 30 giorni dalla scadenza prevista ma prima del 1 di agosto dell’anno di segnalazione
$270 per ciascun modulo inviato dopo 1 di agosto dell’anno di segnalazione

La penalità per il mancato invio dei 1042-S ai beneficiari è pure sanzionata, nei casi in cui non è possibile dimostrare una causa ragionevole. Potrebbe essere applicata la sanzione di $ 270 per ciascun modulo 1042-S non inviato nei termini.

Mentre per i casi sopra esistono dei limiti (nel caso “migliore” di $ 190’000). Non è previsto limite e verrà applicata una penalità addizionale nei casi di inosservanza intenzionale di tali scadenze. L’importo addizionale sarà il maggiore tra $ 540 e il 10% dell’importo dei moduli che dovevano essere inviati.

Correzione dei moduli: Amended Form 1042-S

È necessario inviare il 1042-S correttivo qualora almeno uno dei campi del modulo inviato a IRS sia cambiato. Il 1042-S dovrà essere crociato alla voce “Amended” per indicare che si tratta di un modulo correttivo. Il campo “Amendment NO.” dovrà riportare la versione del modulo, ovvero quante volte quel medesimo 1042-s sia stato oggetto di correttiva. Infine, nel campo “Unique form identifier” si dovrà riportare il codice univoco del modulo da correggere.

Occorre prestare notevole attenzione all’attività di amendment dei 1042-S. In alcuni casi, per correggere un solo 1042-S potrebbe essere necessario inviarne più d’uno.

Differenza tra 1042-S e 1099

La differenza tra il modulo 1042-S e i 1099 è nel tipo di percettori del provento US. Nel 1042-S vengono segnalati i proventi e tassazioni di Non Resident Alien, NRA. Nel 1099 vengono segnalati i proventi ed eventuali tassazioni di US Persons.

Posto quanto sopra, in alcuni casi, è però possibile segnalare in pool nel 1042-S le US persons.

Compilazione e invio del 1042-S

Ciascun modulo 1042-S dovrà essere compilato nel formato elettronico e cartaceo/PDF. Il file elettronico deve essere predisposto in un file di formato testo (.txt) secondo le regole definite per ciascun anno da IRS. Questo file sarà necessario per la segnalazione dei moduli a IRS.

La compilazione del file txt segue la Publ. 1187 Specifications for Electronic Filing of Form 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding. Il file dovrà essere interamente completato in ogni sua parte. In breve, ci saranno tre tipi di record da compilare:

“T” records: riportano le informazioni anagrafiche e di contatto del soggetto che trasmette il file. Può essere il QI stesso o altro soggetto che per lui procede alla segnalazione.
“W” records: riportano le informazioni anagrafiche e di contatto del soggetto i cui dati trasmessi appartengono. Può essere il QI stesso ovvero un altro soggetto.
“C” records: riportano gli importi aggregati dei record “W”
“F” records: riportano il numero di righe del record “W”

La compilazione del formato cartaceo/PDF dovrà corrispondere esattamente a quanto segnalato nel file elettronico. Tali moduli sono essenziali per uso interno al QI (archivio, audit, etc.) e per l’invio ai riceventi (ad esempio, clienti del QI che assumono anche loro status QI). Le seguenti parti dovranno essere compilate:

campi da 1 a 11 con gli importi di provento e di tassa trattenuta, distinguendo tra chi l’ha effettivamente prelevata
campi 12 con le informazioni anagrafiche del QI che emette il 1042-S
campi 13 con le informazioni anagrafiche del ricevente (dipende dal tipo di cliente del QI e dal suo status Ch.3 e Ch.4)
campi 14 con nome e EIN del soggetto che ha effettuato la withholding
campi 15 con le informazioni anagrafiche dell’eventuale intermediario tra QI e ricevente

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Informazioni utili sull’invio dei moduli 1042 e 1042-S

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