Die Aufgabe des QI

Index

Erfassung und Klassifizierung von Kunden

Der QI ist verpflichtet, die vom QI-Agreement geforderte Dokumentation zu sammeln.

Kunden	Dokumentation
US-Stelle	W9, komplett mit Tax Identification Number (TIN)
Transparente Unternehmen (FTE, NQI)	W-8 Dokumentation nach den KYCs des Landes des QIs
Transparente Unternehmen (FTE, NQI)	Die Dokumentation des Unternehmens, das den Erlös erhebt, muss: W8-IMY + Quellensteuererklärung Die Dokumentation der Mitglieder/Begünstigten/Kunden wird danach unterschieden, ob sie tatsächliche Begünstigte im Sinne des QI sind oder nicht.Tatsächliche Begünstigte: W8-BEN/W9 der Mitglieder/Begünstigten/Kunden NICHT-Begünstigter: W8-IMY + Quellensteuererklärung der juristischen Person W8-BEN/W9 der Mitglieder/Begünstigten/Kunden
Juristische Personen NRA	W8-BEN-E des Unternehmens oder: Dokumentation zur Geldwäschebekämpfung + Treaty Statement

Die eingereichten Unterlagen ermöglichen es dem QI, seine Kunden aus steuerlicher Sicht zu klassifizieren, den richtigen Steuersatz anzuwenden und mit dem Reporting fortzufahren. Dies ist daher eine der Kernaktivitäten des QI. Aus diesem Grund gilt die Nichtdokumentation einer signifikanten Anzahl von Kunden als „Ereignis des Ausfalls“ und kann zum Verlust des QI-Status führen.Der NRA-Kunde, der das W8-Formular eingereicht hat, und der US-Kunde, der das W9-Formular vor Erhalt der US-Erlöse eingereicht hat, gelten als dokumentiert. Die Dokumentation des direkten Kundenkreises des QI durch die KYC-Vorschriften ist erlaubt.Die Dokumentation muss in ihren relevanten Abschnitten ausgefüllt werden, damit der QI den steuerlichen Wohnsitz des Kunden feststellen und ihn in den Status eines Kapitels 3 einstufen kann. Der QI kann sich nicht auf eine fehlerhafte oder unzuverlässige Dokumentation verlassen. Ob aus Gründen der Inkonsistenz, mit bereits vom Kunden zur Verfügung gestellten oder im Besitz des QI befindlichen Daten oder aus Gründen der „Änderung der Umstände“.

Anwendung der US-Quellensteuer

Der allgemeine Satz für die Einnahmen aus US-Quellen beträgt 30%. Dies gilt für Zinsen und Dividenden, sofern NRA-Kunden nicht dokumentiert sind. Bei Nachweis gelten die im Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und dem Wohnsitzland der betreffenden Person vorgesehenen ermäßigten Steuersätze. Darüber hinaus können Zinsen aus Anleihen von den Wertpapieren des Portfolios ausgenommen werden (Interest Portfolio Exemption, mit dem Einkommenscode 01 und dem Freistellungscode 05 gemeldete Erträge), so dass kein Quellensteuerabzug erfolgt.

Reporting der Formulare 1042, 1042-s, 1042-s, 945 und 1099

Jedes Jahr muss der QI dem IRS einen Bericht über die gezahlten US-Einkommen und die an seine Kunden bezahlte US-Quellensteuer vorlegen.

Nachfolgend sind die Methoden und Fristen für das Reporting aufgeführt.

Formular	Frist	Art der Einreichung
1042	15. März	In gedruckter Form
1042-s	15. März	Elektronisch, per Internet
1099	31. Januar, Versand an Kunden für 1099-INT und 1099-DIV 15. Februar, Versand an Kunden für 1099-B 28. Februar, wenn auf Papier 31. März, wenn elektronisch	Elektronisch, per Internet oder Papier über die vom IRS übermittelten Formulare

Damit keine Sanktionen verhängt werden können, müssen die Formulare bis zum Datum der Meldung eingereicht werden. Es ist wichtig:

die entsprechenden Formulare für jedes Berichtsjahr verwenden
die Regeln für das Ausfüllen der einzelnen Formulare einzuhalten
gegebenenfalls angeben, dass es sich um eine Korrektur handelt
Verwendung des neuesten elektronischen Formats auch für frühere Berichtsjahre

Sie können die Einreichungsfristen der Formulare durch verlängern:

Formular 8809, das zu einer automatischen 30-tägigen Verlängerung der Formulare 1042-s und 1099 berechtigt
Formular 7004, das Anspruch auf eine automatische Verlängerung von 6 Monaten für die Formulare 1042 gibt

Bitte beachten Sie, dass diese Formulare zur Verlängerung der Einreichungsfrist der Formulare verwendet werden, nicht aber zur Hinterlegung von IRS-pflichtigen Beträgen (z.B. Quellensteuern).

Compliance Program

Das QI-Agreement besagt, dass der QI über ein internes Compliance-Programm verfügen muss, das vom verantwortlichen Angestellten geleitet und koordiniert wird.

Das interne Compliance-Programm umfasst die Organisation von internen Strukturen, Richtlinien und Betriebsverfahren, durch die der QI die Verpflichtungen aus dem QI-Agreement in Übereinstimmung mit den Vorschriften verwaltet.

Die Eckpunkte des Programms lassen sich wie folgt zusammenfassen:

Ernennung des verantwortlichen Angestellten
Erstellung eines Betriebshandbuchs und Schulung der an der Dokumentation, Besteuerung und Berichterstattung beteiligten Personen
Überwachung und Zertifizierung durch den verantwortlichen Angestellten
regelmäßige Überprüfung durch eine unabhängige Partei (wenn die Bedingungen für die Inanspruchnahme des Verzichts nicht erfüllt sind)

Verantwortlicher Angestellter (RO, Responsible Officer)

Das QI-Agreement verlangt, dass der QI einen verantwortlichen Angestellten identifiziert.
Der RO muss ein QI-Beauftragter sein, der befugt ist, das QI-Compliance-Programm zu erstellen und zu überwachen. Zusätzlich zur persönlichen Rechenschaftspflicht gegenüber dem IRS ist er verpflichtet, das IRS regelmäßig über den Stand der Einhaltung des QI zu informieren.
Der RO kann, wenn auch nicht zwingend, die gleiche Stelle sein, die für FATCA verantwortlich ist.
Der RO kann auch Tätigkeiten an eine andere Person delegieren, wobei er die Verantwortung gegenüber dem IRS behält.

Zertifizierungszeitraum

Der Zertifizierungszeitraum für die internen Kontrollen umfasst drei Kalenderjahre. Bei der Erstzertifizierung des QI werden die ersten drei vollen Kalenderjahre nach Inkrafttreten des QI-Agreements berücksichtigt.
Die periodische Zertifizierung muss bis zum 1. Juli des auf die Zertifizierungsperiode folgenden Jahres ausgefüllt und elektronisch an das IRS übermittelt werden.

Prüfung

Zu den Verpflichtungen der RO gehört auch die Ernennung eines Prüfers, der den QI regelmäßig auf seine Einhaltung des QI-Agreements überprüft, einschließlich der Verpflichtungen für FATCA-Zwecke.
Der Prüfer kann intern, extern oder aus beiden zusammengestellt sein.
Am Ende der regelmäßigen Überprüfung, die in jedem Jahr der Zertifizierungsperiode durchgeführt wird, muss der Prüfer einen Bericht mit den Ergebnissen der durchgeführten Überprüfung erstellen (Abschnitt 10.06 des QI-Agreements).
Der Bericht ist an den RO weiterzuleiten. Darüber hinaus muss dieser für einen eventuellen Antrag des IRS zur Verfügung gestellt werden (mit einer beglaubigten Übersetzung in Englisch, sofern das Original nicht in Englisch ist).
Dieser Bericht sowie die regelmäßigen Zertifizierungen müssen vom QI für die gesamte Dauer des QI-Agreements aufbewahrt werden.

Verzicht auf Prüfung

Der QI kann unter bestimmten Bedingungen eine Freistellung durch Verzicht auf Prüfung beantragen. Die Freistellung muss dem IRS vorgelegt und von diesem genehmigt werden. Diese Freistellung ist in Abschnitt 10.07 des QI-Agreements geregelt.

Um von dieser Freistellung Gebrauch machen zu können, muss der QI eine Reihe von Anforderungen erfüllen, namentlich:

Der QI muss ein Finanzinstitut sein, das nicht auch als DQR fungiert;
Der QI kann nicht Teil eines konsolidierten Compliance-Programms sein;
Für jedes Kalenderjahr, das unter den Zertifizierungszeitraum fällt, dürfen die zu meldenden Beträge 5 Mio. USD nicht überschreiten;
Der QI muss die Formulare 1042, 1042-S, 945, 1099 und 8966 für alle Kalenderjahre, die unter die Zertifizierungsperiode fallen, rechtzeitig übermittelt haben;
Der QI muss alle periodischen Zertifizierungen und Überarbeitungen durchgeführt haben, die von den einzelnen Abschnitten des QI-Agreements gefordert werden;
Der QI muss die regelmäßige Zertifizierung der internen Kontrollen durchgeführt haben.