Formularios 1099
Índice
- Acerca de los formularios 1099
- Formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B: plazos, prórrogas y sanciones
- Tributación en el 1099
- Diferencias entre los formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B
- Corrección de formularios: Formulario 1099 modificado
- Cumplimentación y notificación de los formularios 1099
- Programa informático para crear el formulario 1099
- Por qué elegir BEST IRS
- Información útil sobre los formularios 1099
Acerca de los formularios 1099
El Acuerdo QI define la preparación y presentación de los formularios 1099 como una obligación del QI. Estos formularios se utilizan para declarar los ingresos percibidos por personas estadounidenses en cada ejercicio fiscal.
El formulario cumplimentado debe declararse al IRS y debe enviarse una copia a la persona estadounidense a la que se refiere el formulario.
La obligación de declarar puede ser delegada por el QI a su custodio mediante la creación de una cuenta separada para personas estadounidenses. En este caso, el custodio será responsable de las actividades de clasificación, documentación, fiscalidad y notificación del cliente.
A diferencia del formulario 1042-s, que puede utilizarse para cada tipo de renta estadounidense, existe un 1099 para cada tipo de renta estadounidense. Los más utilizados por los QI son los formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B.
También debe enviarse al IRS el formulario 945, en caso de que se haya aplicado una retención de seguridad.
Formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B: plazos, prórrogas y sanciones
Los formularios 1099 deben cumplimentarse y enviarse en el plazo definido por el IRS para cada formulario. Según las instrucciones dadas por el IRS Publications:
- 31 de enero: fecha límite para comunicar los formularios 1099-INT y 1099-DIV a la persona estadounidense
- 15 de febrero: fecha límite para presentar los formularios 1099-B a los ciudadanos de EE.UU.
- 1 de abril: fecha límite para presentar los formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B al IRS
Los plazos de presentación de los formularios al IRS pueden prorrogarse por un periodo de 30 días adicionales. La ampliación del plazo es posible con el formulario 8809, que debe enviarse dentro del plazo de declaración del 1099.
En sus publicaciones, el IRS informa de las posibles sanciones por no presentar el formulario o por presentarlo fuera de plazo. La sanción por presentación tardía del formulario electrónico 1042-S al IRS está prevista en la medida de:
- $50 por cada formulario enviado dentro de los 30 días siguientes a la fecha de vencimiento;
- 100 $ por cada formulario enviado 30 días después de la fecha de vencimiento pero antes del 1 de agosto del año de declaración;
- 270 $ por cada formulario enviado después del 1 de agosto del año de declaración.
Tributación en el 1099
Los QI tienen que recoger de sus clientes estadounidenses el formulario W9 cumplimentado y firmado. Es esencial que el formulario esté completo con el Número de Identificación Fiscal (NIF). En los casos en que la documentación no sea válida o no disponga de TIN, el QI deberá aplicar al cliente la retención a cuenta (Backup Withholding), equivalente al 24% (antes 28%) sobre cupones, dividendos y producto bruto de las ventas.
Diferencias entre los formularios 1099-INT, 1099-DIV y 1099-B
La principal diferencia entre estos formularios es que cada uno de ellos se utiliza para declarar un tipo concreto de ingresos a las autoridades fiscales estadounidenses. En concreto, para todas las acciones en poder de personas estadounidenses:
- El formulario 1099-B se utilizará para declarar las operaciones de venta (ingresos procedentes de operaciones de corretaje o de trueque)
El formulario 1099-DIV se utilizará para declarar los dividendos recibidos (Dividendos y distribuciones)
Formulario 1099-INT, se utilizará para declarar los intereses recibidos (Ingresos por intereses)
Corrección de formularios: Formulario 1099 modificado
El QI tiene que informar del formulario 1099 correctivo si al menos uno de los campos del formulario enviado al IRS ha cambiado. El formulario 1099 debe tacharse en el campo «Corregido» para indicar que se trata de un formulario de corrección. El campo «Nulo», se tachará si se trata de un borrado del mismo formulario ya comunicado.
Hay que prestar mucha atención a la actividad de modificación del 1099. En algunos casos, es necesario presentar varios formularios para corregir uno solo. La misma atención debe prestarse a la corrección de los formularios electrónicos.
Cumplimentación y notificación de los formularios 1099
El QI que ha asumido la Responsabilidad Primaria de Retención y la retención de seguridad está obligado a presentar a las autoridades fiscales de EE.UU. los formularios 1099 de sus clientes. La declaración puede realizarse en papel, sólo si se utilizan los formularios originales recibidos por correo por el IRS. Alternativamente, la declaración puede realizarse electrónicamente, cargando en FIRE los formularios electrónicos. Los importes declarados por el destinatario deben dividirse en los diferentes formularios 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B en función del tipo de ingresos.
Cada formulario 1099 debe cumplimentarse en formato electrónico y en papel (PDF). El fichero electrónico debe prepararse en un fichero de texto (.txt) de acuerdo con las normas definidas para cada año por el IRS. Este archivo debe ser comunicado al IRS.
El archivo Txt debe seguir las especificaciones del Publ. 1220 para la presentación electrónica del Formulario 1042-S, Rentas de fuente extranjera en EE.UU. sujetas a retención. Este archivo debe ser completado en todas sus partes.
En resumen, habrá tres tipos de registros a cumplimentar:
- Registros «T»: contienen información general sobre el transmisor. Puede ser el propio QI u otra entidad declarante;
- Registros «A»: contienen información sobre el pagador. Puede ser el mismo QI u otro sujeto;
- Registros «C»: contienen importes resumidos de los registros «A»;
- Registros «F»: contienen importes resumidos de los registros «A» y «B». B».
Los formularios en papel/pdf son imprescindibles para uso interno dentro del QI (archivo, auditoría, etc.) y para informar a los destinatarios (por ejemplo, clientes del QI que también asumen la condición de QI), y deben tener los mismos importes informados en el archivo electrónico.
Programa informático para crear el formulario 1099
BEST IRS es un programa informático utilizado para producir automáticamente todos los formularios para los QI, guiando al usuario en la declaración correcta. Los datos cargados en el software se comprueban, para verificar el tipo de beneficiario y el tipo de ingresos.
A continuación se generan los formularios
1042 y 1042-S en el caso de clientes NRA y
1099 en el caso de clientes US person
Los datos incoherentes y los que faltan se notifican al usuario para que los corrija.
Normalmente los QIs delegan la producción de los formularios 1099 a sus custodios. El QI que no asume la responsabilidad de la retención primaria y la retención de respaldo, por lo tanto, no está obligado a producir y reportar este tipo de formulario. Sin embargo, el QI sigue siendo responsable de la presentación de informes 1099 en el caso de que no consiga que su custodio realice este deber.
El software BEST IRS permite a los QIs proporcionar esto de una manera sencilla y segura, con la misma herramienta con la que rellena los formularios 1042-S.
El software se proporciona en modo outsourcing, sin impacto en la infraestructura informática del QI. Con el mismo archivo Excel, nuestros clientes pueden producir automáticamente todos los formularios 1099, 1042 y 1042-S, actualizados cada año según los últimos cambios normativos.
Por qué elegir BEST IRS
- El asistente reduce la posibilidad de errores en los informes
- El procedimiento integrado simplifica la actividad
- El software permite reducir el tiempo de conciliación y generación de formularios