Regime QI: raccolta documentazione
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Documentazione NRA e US Person
La raccolta di documentazione della propria clientela è la spina dorsale di tutto il regime QI. I clienti NRA devono essere correttamente identificati e documentati con il modulo W-8 o con prove documentali alternative (es. Know Your Customer, KYC, rules). I clienti US devono presentare, invece, un modulo W-9.
I clienti del QI correttamente documentati hanno diritto all’applicazione della ritenuta ridotta.
W8 e W9 Esistono diversi tipi di moduli W-8 e ciascuno di essi è utilizzato per documentare un determinato gruppo di clienti.
| Nome modulo | Tipo clientela destinatario |
| W-9 | Clienti US person |
| W-8BEN | Clienti NRA persone fisiche |
| W-8BEN-E | Clienti NRA entità con personalità giuridica |
| W-8IMY | Clienti NRA:
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| W-8EXP | Clienti NRA richiedenti esenzione di ritenuta:
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| W-8ECI | Clienti NRA richiedenti esenzione di ritenuta in quanto il reddito percepito è pertinente alla stabile organizzazione negli USA |
In alternativa ai moduli W-8, il QI può raccogliere altre prove documentali ammesse da IRS. Per la clientela NRA diretta è infatti ammessa la documentazione tramite le KYC rules. A titolo di esempio, il QI potrà accettare la copia della carta d’identità fornita dal suo cliente se questa è ritenuta una prova valida ai fini della KYC del paese in cui il QI stesso è stabilito.
Definizione e documentazione di US Person
La US Person è definita nella sezione 7701(a)(30) dell’IRC. Si definisce US Person:
- un cittadino statunitense o residente negli Stati Uniti;
- una società di persone costituita negli Stati Uniti;
- una società di capitali costituita negli Stati Uniti;
- un trust, se
- un tribunale degli Stati Uniti è in grado di esercitare giurisdizione primaria sull’amministrazione del trust e
- una o più US Persons hanno l’autorità per controllare tutte le decisioni sostanziali del trust.
È considerata documentata una US Person che ha compilato e firmato il modulo W-9 (https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/fw9.pdf). Nel modulo W-9 dovrà essere presente l’identificativo fiscale del cliente, ovvero il suo TIN (Taxpayer Identification Number) statunitense. In mancanza di tale informazione, il QI dovrà applicare la trattenuta del 24% (ovvero l’aliquota attualmente in vigore per la Backup Withholding) sia sui proventi che sui ricavi di vendita per i titoli US.
Definizione e documentazione di Non Resident Alien (NRA)
Sono considerati NRA tutti i clienti che non rientrano nella tipologia US Persons.I clienti NRA devono essere identificati attraverso un apposito modulo W-8, che varia in base alla tipologia di cliente. Per la clientela diretta è altresì ammessa la documentazione tramite le KYC rules.| Cliente | Documentazione |
| Persone fisiche NRA |
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| Entità trasparenti (FTE, NQI) | La documentazione dell’entità che incassa il provento dovrà essere:
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| Persone giuridiche NRA |
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Periodo di validità della documentazione W8 e W9
Il periodo di validità della documentazione presentata dai moduli W-8 o W-9 varia per ciascun modulo. Di seguito sono riportati i termini attualmente in vigore per ciascuno.
| Modulo | Periodo di validità |
| W-8IMY | Finché non cambiano le informazioni riportate |
| W-9 | |
| W-8BEN | Fino al terzo anno solare successivo alla data di sottoscrizione e rilascio
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| W-8BEN-E | |
| W-8EXP | |
| W-8ECI |