Formulaires 1042
Index
- Informations sur les formulaires 1042
- Délais, prolongations et sanctions relatives au formulaire 1042
- Rectification du rapport par le biais d’un « Amended 1042 »
- Différence entre les formulaires 1042, 1042-S et 1042-T
- Les sections du formulaire 1042 à compléter
- Le logiciel permettant de créer et de remplir le formulaire 1042
- Pourquoi choisir BEST IRS
- Informations utiles sur les formulaires 1042 et 1042-S
Informations sur les formulaires 1042
La préparation et l’envoi du formulaire 1042 font partie des obligations définies par le règlement QI. Par le biais de ce formulaire, chaque QI déclare les revenus américains versés à ses clients et les déductions appliquées.
Le formulaire 1042 représente une déclaration fiscale à soumettre annuellement à l’IRS. Dûment complété, il doit être signé par le RO (Responsible Officer) ou par une autre personne autorisée. L’envoi du formulaire 1042 au format papier doit se faire par courrier recommandé, la date de son envoi faisant foi.
Une déclaration correcte, permettant d’éviter les sanctions et les complications, nécessite :
- Que les montants effectivement payés ou conservés pour ses clients soient égaux aux montants déclarés dans le formulaire.
- Que les montants soient conformes à ceux déclarés dans les formulaires 1042-S émis par le QI pour la même année.
- Que les montants du formulaire 1042 correspondant aux montants figurant dans les formulaires 1042-S reçus par ses dépositaires.
Une préparation correcte du formulaire nécessite une activité professionnelle de réconciliation (rapprochement) des revenus avec la fiscalité américaine. Toute incohérence pour l’un des trois points figurant ci-dessus doit être identifiée, enregistrée et justifiée dans une lettre spéciale qui accompagnera le formulaire 1042.
Délais, prolongations et sanctions relatives au formulaire 1042
Le formulaire 1042 doit être envoyé au plus tard le 15 mars de chaque année pour déclarer les recettes de l’exercice précédent. Si la date limite est un jour férié, le délai est toujours prolongé jusqu’au premier jour ouvrable suivant.
Il est possible d’étendre le délai de soumission du formulaire 1042. L’extension du délai est possible via le formulaire 7004, à envoyer obligatoirement dans le délai imparti pour la soumission du formulaire 1042.
L’IRS met en garde sur les sanctions encourues en cas de non-soumission du formulaire. La pénalité pour l’envoi tardif du formulaire 1042 est égale à 5% du montant dû par mois, calculée sur la base du dernier impôt dû. La pénalité en cas de non-paiement d’impôts est fixée à 1% du montant par mois, calculée sur la base du dernier impôt dû. La sanction peut atteindre 25% dans les deux cas. En cas de négligence, d’oubli de déclarer une partie de ses impôts et de fraude, des sanctions supplémentaires sont prévues.
Rectification du rapport par le biais d’un « Amended 1042 »
Il est nécessaire d’envoyer une correction du formulaire 1042 si au moins un des champs du formulaire envoyé à l’IRS a été modifié. Le formulaire correctif doit être rempli dans son intégralité. De plus, un «x» doit être placé dans la case « If this is an amended return, check here », en haut du formulaire. Le formulaire doit être signé et envoyé à l’IRS, accompagné d’une lettre expliquant la raison de la rectification.
Il est essentiel de cocher la case mentionnée ci-dessus. Si vous ne la cochez pas, le 1042 correctif sera traité comme une déclaration supplémentaire et non pas une correction de la déclaration envoyée.
Différence entre les formulaires 1042, 1042-S et 1042-T
Le formulaire 1042 est une déclaration fiscale qui regroupe toutes les recettes et toutes les déductions perçues au cours d’un exercice fiscal donné. Le montant total figurant dans un formulaire 1042 est divisé en plusieurs types de revenus, chaque type étant rapporté dans un formulaire 1042-S prévu à cet effet. Pour cette raison, la somme des montants de tous les formulaires 1042-S doit nécessairement correspondre au montant total indiqué dans le formulaire 1042.| Formulaire | 1042 | 1042-S |
| Type de déclaration | Fiscale | Informative |
| Recettes et déductions américaines | Inclut toutes les recettes et toutes les déductions | Le montant total figurant dans le formulaire 1042 est divisé en plusieurs formulaires 1042-S selon le type de revenu |
| Modalités d’envoi | Format papier, signé et envoyé par courrier recommandé | Soumission au format électronique, le formulaire étant téléchargeable sur le site de l’IRS https://fire.irs.gov |
Les sections du formulaire 1042 à compléter
La préparation et la mise en forme du formulaire 1042 par le QI implique la complétion des sections suivantes :
Partie générale
- Données personnelles et coordonnées de l’entité QI, ainsi que le statut des chapitres 3 et 4
- Si nécessaire, indication du rapport correctif
- Si nécessaire, indication du dernier formulaire 1042 envoyé par le QI et la date du dernier revenu versé
Section 1: Record of Federal Tax Liability
Voici les informations à saisir concernant la responsabilité de QI en termes de montants prélevés à ses clients. Veuillez compléter :
- Les lignes de 1 à 59 si le QI a appliqué des retenues à ses clients
- Ajouter à la ligne 59 le montant retenu aux clients en amont
- La ligne 61 avec le nombre de formulaires 1042-S créés au format électronique
- Les lignes restantes indiquent les montants suivants :
- Revenu brut (62c)
- Total de l’impôt retenu ou payé (63e)
- Taxe nette due (64e)
- Total des paiements effectués (68)
- Débit ou crédit (69 et 79 respectivement)
Section 2: Reconciliation of Payments of U.S. Source FDAP Income
Cette section contient :
- Les revenus assujettis au chapitre 4 des taxes (Champ1)
- Les revenus non assujettis au chapitre 4 des taxes (zones 2a à 2e en fonction du code d’exonération Chapitre 4)
- Toute différence entre les montants imposables sous le régime du Chapitre 4 et ces mêmes montants déclarés dans le formulaire 1042-S.
Section 3 : Potential Section 871(m) Transactions
Si nécessaire, indiquer que le formulaire comprend au moins un montant potentiellement assujetti à l’article 871(m).
Section 4: Dividend Equivalent Payments by a Qualified Derivatives Dealer (QDD)
Si nécessaire, indiquer que le formulaire comprend au moins un paiement effectué par un QDD.
Le logiciel permettant de créer et de remplir le formulaire 1042
Le remplissage cohérent du formulaire 1042 nécessite une connaissance approfondie dudit formulaire, la disponibilité de données correctes, ainsi que du temps consacré aux activités et à la formation concernant l’évolution de la réglementation. Best Vision tient à devenir le partenaire de ses clients et prend en charge la gestion de tous les aspects essentiels du régime QI en tant qu’expert spécialisé.
Grâce à BEST IRS, tous les QI peuvent bénéficier des connaissances accumulées et codifiées dans un logiciel qui les soutient et les accompagne au fil du temps dans la préparation des formulaires QI. Nous assumons la responsabilité d’appliquer les modifications réglementaires pour simplifier la gestion de votre activité, la rendre plus sûre et plus efficace.
Pourquoi choisir BEST IRS
- Compétences et connaissances uniques
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Le logiciel BEST IRS est un outil unique, qui vous permet de gérer facilement le rapprochement, la vérification, la correction des données et la production des formulaires 1042 et 1042-S.
Le logiciel est fourni en mode outsourcing, avec des avantages visibles pour les clients, tels que :
- La possibilité de charger des données à partir de feuilles Excel
- Pas de nécessité d’installation de logiciel de la part du client (aucun impact sur l’infrastructure informatique de la société)
- La version la plus récente du logiciel est toujours disponible
Avec le même fichier Excel, nos clients peuvent produire automatiquement les formulaires 1042 et 1042-S via le logiciel BEST IRS. En quelques clics seulement. Chaque année, nous actualisons les formulaires en fonction des dernières évolutions relatives à la réglementation QI.