Obrigações QI – QI Reporting

The obligations of the QI

Índice

Recolha e classificação de clientes

O QI deve recolher a documentação exigida pelo Acordo QI.

Cliente	Documentação
Assunto EUA	W9, completo com Número de Identificação Fiscal (TIN)
Pessoas singulares ARN	W-8 Documentação de acordo com os KYCs do país do QI
Entidades transparentes (ETI, NQI)	A documentação da entidade que recolhe os proventos deve ser: W8-IMY + Declaração de retenção na fonte A documentação dos membros/beneficiários/clientes/clientes distingue-se consoante sejam ou não beneficiários efectivos para efeitos de QI.Beneficiários reais: W8-BEN/W9 de sócios/beneficiários/clientes/clientes NÃO beneficiários reais: W8-IMY + Declaração de retenção na fonte da entidade jurídica W8-BEN/W9 de sócios/beneficiários/clientes/clientes
Pessoas colectivas NRA	W8-BEN-E da empresa, ou: Documentação Anti-Lavagem de Dinheiro + Declaração de Tratado

A documentação recebida permitirá ao QI classificar os seus clientes do ponto de vista fiscal, aplicar a taxa de imposto correta e prosseguir com o relatório. Esta é, portanto, uma das atividades centrais do QI. Por esta razão, a falha em documentar um número significativo de clientes é considerada um “evento de default” e pode levar à perda do status de IQ.O cliente da NRA que enviou o formulário W8 e o cliente dos EUA que enviou o formulário W9 antes do recebimento dos rendimentos dos EUA são considerados documentados. É permitida a documentação da clientela directa do QI através das regras KYC.A documentação deve ser preenchida em suas partes relevantes para que o QI possa estabelecer a residência fiscal do cliente, classificando-o com o status de Capítulo 3. O QI não poderá contar com documentação incorrecta ou não fiável: por razões de inconsistência, com dados já fornecidos pelo cliente ou já na posse do QI, ou por “alteração de circunstâncias” ocorrida.

Aplicação do imposto retido na fonte nos EUA

A taxa geral aplicada às receitas de fontes americanas é de 30%. Isto aplica-se aos juros e dividendos quando os clientes das ARN não estão documentados. Se documentadas, serão aplicadas as taxas reduzidas previstas na convenção para evitar a dupla tributação entre os EUA e o país de residência da pessoa em causa. Além disso, os juros das obrigações podem ser isentos dos títulos em carteira (Isenção de Carteira de Juros, rendimento declarado com o código de rendimento 01 e código de isenção 05), pelo que não haverá retenção na fonte.

Relatórios dos módulos 1042, 1042-s, 945 e 1099

Todos os anos, o QI deve enviar um relatório ao IRS sobre os rendimentos pagos nos EUA e o imposto retido na fonte nos EUA pago aos seus clientes.A seguir estão os métodos e prazos para relatórios.

Módulo	Data de expiração	Métodos de envio
1042	15 de Março	Papel
1042-s	15 de Março	Eletrônica, via fogo
1099	31 de janeiro enviando aos clientes para 1099-INT e 1099-DIV 15 de fevereiro enviando aos clientes para 1099-B 28 de Fevereiro, se em papel 31 de Março se for electrónico	Eletrônica, via fogo, ou papel através dos formulários enviados pela Receita Federal

Para não incorrer em penalidades, os formulários devem ser enviados até a data do relatório. É importante:

utilizar os formulários relevantes para cada ano de referência
respeitar as regras de preenchimento de cada formulário
indicar que se trata de uma medida correctiva, se for caso disso
utilizar o formato electrónico mais recente também para os anos de referência anteriores

Você pode prorrogar os prazos de entrega dos formulários:

módulo 8809, que dá direito a uma extensão automática de 30 dias para os módulos 1042-s e módulos 1099
módulo 7004, que dá direito a uma extensão automática de 6 meses para os módulos 1042

Por favor, note que estes módulos são usados para prolongar o período de envio dos formulários, mas não para o depósito de quaisquer montantes devidos ao IRS (por exemplo, impostos retidos na fonte).

Programa de Conformidade

O Acordo QI estabelece que o QI deve ter um programa de conformidade interno dirigido e coordenado pelo Responsável.

O programa de conformidade interna inclui a organização de estruturas internas, políticas e procedimentos operacionais através dos quais o QI gerencia as obrigações do Acordo de QI de forma compatível.

Os principais pontos do programa podem ser resumidos da seguinte forma:

Nomeação do Responsável
preparação de um manual de instruções e formação das pessoas envolvidas no processo de documentação, tributação e elaboração de relatórios
monitorização e certificação pelo Responsável Responsável
revisão periódica por uma parte independente (se as condições de utilização da Renúncia não forem cumpridas)

Oficial Responsável

O Acordo QI exige que o QI identifique um Responsável dentro do QI.
O RO deve ser um oficial de QI, habilitado a produzir e supervisionar o Programa de Conformidade de QI. Além de ser pessoalmente responsável perante a PRI, ele é obrigado a informar regularmente a PRI sobre o estado de cumprimento do QI.
A OR pode ser, ainda que não obrigatoriamente, a mesma entidade responsável pela FATCA.
O RO também pode delegar atividades a outra pessoa, mantendo a responsabilidade para com o IRS.

Período de certificação

O período de certificação dos controlos internos abrange três anos civis. No caso da primeira certificação para o QI, devem ser considerados os primeiros três anos civis completos após a entrada em vigor do Acordo QI.
A certificação periódica deve ser preenchida e enviada ao IRS por via electrónica até 1 de Julho do ano seguinte ao período de certificação.

Auditorias

Entre as obrigações da OR figura também a de nomear um revisor para rever periodicamente o QI sobre a sua conformidade com o Acordo QI, incluindo obrigações para efeitos da FATCA.
O revisor pode ser interno, externo ou composto por ambos.
Ao final da revisão periódica, que é realizada em cada ano do período de certificação, o Revisor deve elaborar um Relatório com os resultados da verificação realizada (seção 10.06 do Acordo QI).
O relatório deve ser enviado à OR. Além disso, deve estar disponível para eventual solicitação do IRS (com tradução juramentada em inglês se o original não estiver em inglês).
Este relatório, bem como as certificações periódicas, devem ser mantidos pelo QI durante todo o período de vigência do Acordo QI.

Dispensa de auditoria

O QI pode, em determinadas condições, solicitar a isenção da aplicação da isenção de revisão de contas. A isenção deve ser apresentada e aprovada pelo IRS. Esta isenção é regida pela secção 10.07 do Acordo IQ.

Para beneficiar desta isenção, o QI deve satisfazer uma série de requisitos, nomeadamente:

O QI deve ser uma instituição financeira que não actue também como DQF;
O QI não pode fazer parte de um programa de conformidade consolidado;
Para cada ano civil coberto pelo período de certificação, os valores a serem relatados não podem exceder US$5 milhões;
O QI deve ter transmitido os módulos 1042, 1042-S, 945, 1099 e 8966 a tempo para todos os anos civis abrangidos pelo período de certificação;
O QI deve ter efectuado todas as certificações e revisões periódicas exigidas pelas secções específicas do Acordo QI;
O QI deve ter realizado a certificação periódica dos controles internos.