Obligations de QI

Index

Collecte et classification des données clients

Le QI est tenu de collecter la documentation et les données nécessaires, requises par l’accord QI.

Client	DOCUMENTATION
Citoyen américain	W9 complété par le Tax Identification Number (TIN)
Client NRA personne physique	W-8 Documentation conforme aux règles KYC en vigueur dans le pays du QI
Société transparente (FTE, NQI)	La documentation fournie par l’entité percevant les revenus devra se présenter comme suit: W8-IMY + Withholding Statement La documentation requise pour les partenaires / bénéficiaires / clients diffère selon qu’il s’agit ou non de bénéficiaires effectifs aux fins du QI.1. Bénéficiaires effectifs W8-BEN / W9 des membres/bénéficiaires/clients 1. Non bénéficiaires effectifs: W8-IMY + Withholding statement de l’entité légale W8-BEN / W9 des membres/bénéficiaires/clients
Client NRA personne morale	W8-BEN-E de la société, ou : Documentation relative à la lutte contre le blanchiment d’argent + Treaty Statement

La documentation et les données obtenues permettront au QI de classifier ses clients du point de vue de la taxe, d’appliquer le taux de taxe correct et de procéder à la création de rapports. C’est donc l’une des activités principales du QI. Pour cette raison, le fait de ne pas documenter un nombre important de clients est considéré comme un « événement de défaut » et peut entraîner la perte du statut QI.Le client NRA ayant soumis le formulaire W8 et le client américain ayant soumis le formulaire W9 avant de percevoir des revenus américains sont considérés comme documentés. La documentation de la clientèle « directe » du QI via les règles KYC est autorisée.La documentation doit être complétée dans ses parties appropriées, afin que le QI puisse déterminer le lieu de résidence fiscale du client, en lui attribuant un statut Chapitre 3. Le QI ne peut pas se baser sur une documentation inexacte ou peu fiable. Que cela soit pour des raisons d’incohérence, avec des données déjà fournies par le client ou déjà en possession du QI, ou en raison d’un « changement de circonstances ».

Application de la retenue à la source américaine

Le taux général appliqué au revenu américain est de 30%. Cela s’applique aux intérêts et aux dividendes lorsqu’il s’agit de clients NRA qui ne sont pas documentés. Pour les clients documentés, le taux d’abattement fixé par la convention fiscale conclue entre les États-Unis et le pays de résidence fiscale du client concerné s’appliquera. De plus, les intérêts sur les obligations peuvent être inclus dans les intérêts de portefeuille non imposable (l’exemption relative aux participations de portefeuille, les revenus déclarés avec le code de revenu 01 et le code d’exonération 05), pour lesquels il n’y aura pas de retenue à la source.

Reporting des modules 1042, 1042-S, 945 et 1099

Chaque année, le QI devra soumettre à l’IRS un rapport complet faisant état du revenu américain perçu et des déductions américaines faites à ses clients au cours de l’année précédente.

Vous trouverez ci-dessous les procédures et les délais de Reporting pour chaque module.

Module	Date limite	Modalités d’envoi
1042	15 Mars	Format papier
1042-s	15 Mars	Format électronique
1099	31 pour l’envoi des clients 1099-INT et 1099-DIV 15 février pour l’envoi des clients 1099-B 28 février pour le format papier 31 mars pour le format électronique	Électronique, via FIRE, ou format papier au moyen des formulaires envoyés par l’IRS

Afin de ne pas encourir de pénalités, les formulaires doivent être envoyés avant la date limite. Il est impératif:

D’utiliser les formulaires appropriés pour chaque année de déclaration.
De remplir chaque formulaire conformément aux règles en vigueur.
D’indiquer qu’il s’agit d’une rectification lorsque c’est le cas.
D’utiliser le format électronique le plus récent, même pour les années de déclaration précédentes.

Certaines prédispositions permettent d’étendre les limites de soumission des formulaires, notamment:

Le formulaire 8809 qui donne droit à une extension automatique de 30 jours pour les modules 1042-s et 1099
Le formulaire 7004 qui donne droit à une extension automatique de 6 mois pour les modules 1042

Attention, ces prédispositions permettent de prolonger la date limite de soumission des formulaires/modules, mais ne modifient pas la date limite pour les versements dus à l’IRS (les retenues à la source, par exemple).

Compliance Program

Selon l’agrément QI, chaque QI doit disposer d’un programme de conformité interne, dirigé et coordonné par un « agent responsable » ou Responsible Officer.

Le programme de conformité interne comprend l’organisation des structures internes, les politiques et les procédures opérationnelles via lesquelles le QI applique les termes de l’agrément QI de manière adéquate.

Les principaux points du programme sont :

La nomination de l’officier responsable/Responsible Officer
La préparation d’un manuel de l’utilisateur et la formation des personnes impliquées dans le processus de documentation, d’imposition et de reporting
Le monitoring et la certification de l’agent responsable
La vérification périodique menée par un tiers indépendant (if there are no conditions for using Waiver) s’il il n’y a aucune condition pour utiliser un drtoit éà l’exemption (waiver).

Responsible Officer

L’agrément QI prévoit que chaque QI désigne un officier responsable (RO) au sein-même de la structure.
Le RO doit être un fonctionnaire du QI, doté du pouvoir de produire et de superviser le programme de conformité QI. En plus de répondre personnellement à l’IRS, il est tenu d’informer périodiquement l’IRS de l’état de conformité du QI.
Le RO peut être, même si ce n’est pas nécessaire, la même personne que la personne responsable de FATCA.
De plus, le RO peut déléguer certaines activités à un autre membre de l’organisation du QI, tout en maintenant la responsabilité du programme de conformité devant l’IRS.

Période de certification

La période de certification des contrôles internes s’étend sur trois années. En cas de première certification QI, les trois premières années complètes sont considérées à compter de l’entrée en vigueur de l’agrément QI.
La certification périodique doit être remplie et envoyée à l’IRS par voie électronique avant le 1er juillet de l’année suivant la période de certification.

Audit

Parmi les obligations du RO, il y a également la désignation d’un examinateur pour contrôler périodiquement le QI quant à sa conformité avec l’agrément QI, y compris les obligations aux fins deFATCA.
Le contrôleur peut être interne, externe ou une combinaison des deux.
À la fin de la vérification périodique, qui est effectué chaque année durant la période de certification, le contrôleur doit préparer un rapport contenant les résultats de la vérification effectuée (section 10.06 de l’agrément QI).
Ce rapport doit être transmis au RO. De plus, il doit être mis à disposition pour une éventuelle demande de l’IRS (avec une traduction certifiée en anglais, si l’original n’est pas en anglais).
Ce rapport, ainsi que les certifications périodiques, doivent être conservés par le QI durant toute la période de validité de l’agrément QI.

Exemption d’audit

Le QI, dans certaines conditions, peut prétendre à une exemption d’audit (Audit Waiver). L’exemption doit être présentée et approuvée par l’IRS. Cette exemption est régie par l’article 10.07 de la convention QI.

Pour pouvoir bénéficier de cette exemption, le QI doit répondre à une série d’exigences, à savoir :

Le QI doit être une institution financière qui ne fonctionne pas simultanément en tant que QDD (Qualified Derivatives Dealer);
Le QI ne peut pas faire partie d’un programme de conformité consolidé/Consolidated Compliance Program (CCP);
Pour chaque année couverte par la période de certification, les montants à déclarer ne peuvent pas dépasser 5 millions de dollars US;
Le QI doit avoir transmis en temps voulu les formulaires 1042, 1042-S, 945, 1099 et 8966 pour toutes les années couvertes par la période de certification;
Le QI doit avoir effectué toutes les certifications et révisions périodiques requises par les sections spécifiques de l’agrément QI;
Le QI doit avoir effectué une certification périodique des contrôles internes.