Formulaires 1099
Index
- À propos des formulaires 1099
- Formulaires 1099-INT, 1099-DIV et 1099-B : délais, prolongations et pénalités
- Imposition sur 1099
- Différences entre les formulaires 1099-INT, 1099-DIV et 1099-B
- Correction des formulaires : Formulaire 1099 modifié
- Remplir et déclarer les formulaires 1099
- Logiciel de création du formulaire 1099
- Pourquoi choisir BEST IRS
- Informations utiles sur la déclaration des formulaires 1099
À propos des formulaires 1099
L’accord QI définit la préparation et la soumission des formulaires 1099 comme une obligation du QI. Ces formulaires sont utilisés pour déclarer les revenus perçus par les ressortissants américains au cours de chaque année fiscale.
Le formulaire rempli doit être déclaré à l’IRS et une copie doit être envoyée à la personne américaine à laquelle le formulaire se réfère.
L’obligation de déclaration peut être déléguée par l’IQ à son dépositaire en créant un compte séparé pour les ressortissants américains. Dans ce cas, le dépositaire sera responsable de la classification, de la documentation, de l’imposition et des activités de déclaration du client.
Contrairement au formulaire 1042-s, qui peut être utilisé pour chaque type de revenu américain, il existe un 1099 pour chaque type de revenu américain. Les plus utilisés par les QI sont les formulaires 1099-INT, 1099-DIV et 1099-B.
Le formulaire 945 doit également être envoyé à l’IRS, dans le cas où une retenue à la source a été appliquée.
Formulaires 1099-INT, 1099-DIV et 1099-B : délais, prolongations et pénalités
Les formulaires 1099 doivent être remplis et envoyés dans les délais définis par l’IRS pour chaque formulaire. Selon les instructions données par les publications de l’IRS :
- 31 janvier : date limite pour la déclaration des formulaires 1099-INT et 1099-DIV à la personne américaine.
- 15 février : date limite pour la déclaration des formulaires 1099-B à la personne américaine
- 1er avril : date limite pour la déclaration des formulaires 1099-INT, 1099-DIV et 1099-B à l’IRS
Les délais de soumission des formulaires à l’IRS peuvent être prolongés pour une période de 30 jours supplémentaires. La prolongation du délai est possible avec le formulaire 8809, à envoyer dans le délai de déclaration du 1099.
Dans ses publications, l’IRS informe des sanctions possibles en cas de non-déclaration du formulaire ou de soumission tardive. La pénalité pour déclaration tardive du formulaire électronique 1042-S à l’IRS est prévue à hauteur de :
- 50 $ pour chaque formulaire envoyé dans les 30 jours suivant la date d’échéance
- 100 $ pour chaque formulaire envoyé 30 jours après la date d’échéance mais avant le 1er août de l’année de déclaration
- 270 $ pour chaque formulaire envoyé après le 1er août de l’année de déclaration
Imposition sur 1099
Les organismes d’assurance qualité doivent collecter le formulaire W9 dûment rempli et signé auprès de leurs clients américains. Il est essentiel que le formulaire soit complété par le numéro d’identification du contribuable (TIN). Dans les cas où la documentation n’est pas valide ou ne comporte pas de TIN, le QI doit appliquer au client le Backup Withholding, égal à 24% (précédemment 28%) sur les coupons, les dividendes et les produits bruts des ventes.
Différences entre les formulaires 1099-INT, 1099-DIV et 1099-B
La principale différence entre ces formulaires est que chacun d’entre eux est utilisé pour déclarer un type de revenu particulier aux autorités fiscales américaines. En particulier pour toutes les actions détenues par des personnes américaines :
- le formulaire 1099-B est utilisé pour déclarer les transactions de vente (produits des transactions de courtage ou d’échange)
- Le formulaire 1099-DIV sera utilisé pour déclarer les dividendes reçus (Dividendes et distributions)
- Le formulaire 1099-INT est utilisé pour déclarer les intérêts perçus (Interest Income)
Correction des formulaires : Formulaire 1099 modifié
L’IQ doit déclarer le formulaire correctif 1099 si au moins un des champs du formulaire envoyé à l’IRS a été modifié. Le formulaire 1099 doit être barré sous « Corrected » pour indiquer qu’il s’agit d’un formulaire de correction. Le champ « Void » sera barré si une suppression du même formulaire déjà déclaré est nécessaire.
Il convient d’accorder une attention particulière à l’activité de modification du formulaire 1099. Dans certains cas, il est nécessaire de soumettre plusieurs formulaires pour en corriger un seul. La même attention doit être accordée à la correction des formulaires électroniques.
Remplir et déclarer les formulaires 1099
L’IQ qui a assumé la responsabilité de la retenue primaire et de la retenue de réserve est tenu de soumettre aux autorités fiscales américaines les formulaires 1099 de ses clients. La déclaration peut être effectuée sur papier, à condition d’utiliser les formulaires originaux reçus par courrier par l’IRS. La déclaration peut également être effectuée par voie électronique, en téléchargeant sur FIRE les formulaires électroniques. Les montants déclarés pour le bénéficiaire doivent être répartis entre les différents formulaires 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B en fonction du type de revenu.
Chaque formulaire 1099 doit être rempli en format électronique et en format papier (PDF). Le fichier électronique doit être préparé dans un fichier texte (.txt) selon les règles définies pour chaque année par l’IRS. Ce fichier doit être déclaré à l’IRS.
Le fichier texte doit respecter les spécifications du Publ. 1220 pour le dépôt électronique du formulaire 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding (revenu de source américaine d’une personne étrangère soumis à retenue). Ce fichier doit être complété dans toutes ses parties.
En résumé, il y aura trois types d’enregistrements à remplir :
- Les enregistrements « T » : ils contiennent des informations générales sur l’émetteur. Il peut s’agir de l’IQ lui-même ou d’une autre entité déclarante.
- Enregistrements « A » : contenant des informations sur le payeur. Il peut s’agir du même IQ ou d’un autre sujet.
- Enregistrements « C » : ils contiennent des montants récapitulatifs des enregistrements « A ».
- Fiches « F » : contenant les montants récapitulatifs des fiches « A » et « B ».
Les formulaires papier/pdf sont essentiels pour l’usage interne de l’IQ (archives, audit, etc.) et pour les rapports aux destinataires (par exemple, les clients de l’IQ qui assument également le statut d’IQ), et doivent contenir les mêmes montants que ceux déclarés dans le fichier électronique.
Logiciel de création du formulaire 1099
BEST IRS is a software used to produce all the forms for QIs automatically, guiding the user in the correct reporting. Data uploaded in the software is checked, to verify the type of recipient and the type of income.
Then are generated the forms:
Inconsistent and missing data are notified to the user for correction.
Usually QIs delegate the production of the 1099 forms to their custodians. The QI that does not assume the Primary Withholding Responsibility and the Backup Withholding, is therefore not required to produce and report this type of form. However, the QI remains responsible for 1099 reporting in the case it fails to have its custodian performed this duty.
The BEST IRS software allows QIs to provide this in a simple and secure way, with the same tool with which it fills out forms 1042-S.
The software is provided in outsourcing mode, with no impact on the IT infrastructure of the QI. With the same Excel file, our clients can automatically produce all forms 1099, 1042 and 1042-S, updated each year according to the latest regulatory changes.
Pourquoi choisir BEST IRS
- L’assistant réduit la possibilité d’erreurs dans les rapports
- La procédure intégrée simplifie l’activité
- Le logiciel permet de réduire le temps de réconciliation et de génération des formulaires