Formulaires 1042-S

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Informations sur les formulaires 1042-S

Selon l’accord QI, la mise en forme et l’envoi des formulaires 1042-S, ainsi que des 1042, sont définis comme étant une obligation du QI. Le formulaire 1042-S permet de déclarer les revenus d’origine US perçus par des personnes non-américaines soumises à des retenues fiscales aux États-Unis. Pour pouvoir effectuer cette déclaration, il y’a autant de formulaires 1042-S distincts qu’il y’a de types de revenus. La classification tient compte des éléments tels que le type de revenus, le type d’impôt appliqué (Chap.3 ou Chap.4), le taux d’imposition appliqué, les codes d’exonération d’impôt et le type de bénéficiaire.

L’obligation de soumettre le formulaire 1042-S à l’IRS s’effectue par le biais de formulaires électroniques (fichiers txt) établis selon les règles définies par la publication la plus récente de l’IRS et disponibles sur la plate-forme https://fire.irs.gov. Dans le cas de formulaires 1042-S nominatifs (établis au nom d’autres QI, par exemple), ils doivent également être envoyés au bénéficiaire du formulaire, au format papier/PDF.

Le Reporting correct des modules 1042-S nécessite :

Que le montant total déclaré via formulaires 1042 soit égal à la somme déclarée via tous les formulaires 1042-S émis.
Que les montants déclarés soient rapprochés ou correspondent à ceux des dépositaires pour le code de revenu, le taux d’imposition, le montant de l’impôt.
Que les montants soient en concordance avec ceux des formulaires 1042-S reçus par les dépositaires.
Que les formulaires électroniques, préparés pour l’envoi à l’IRS, correspondent en tout point aux formulaires papier/PDF envoyés aux destinataires (recipients)

Il est nécessaire de mettre en place un processus de rapprochement des paiements optimisé qui permettra d’identifier rapidement une disparité, de la corriger et de garder une trace de toute modification justifiée.

Bien qu’il soit nécessaire d’envoyer à l’IRS le formulaire au format électronique, il est possible d’envoyer aux bénéficiaires le fichier PDF ou une copie papier.

Délais, prolongations et sanctions relatives au formulaire 1042-S

Tous les formulaires 1042-S doivent être envoyés à l’IRS au plus tard le 15 mars de chaque année pour faire état des recettes fiscales pour l’année précédente. Si ce jour est un jour férié, le délai d’envoi est prolongé jusqu’au premier jour ouvré suivant.

Il est possible d’étendre le délai d’envoi des formulaires 1042-S. L’extension du délai est possible via le formulaire 8809, à envoyer dans les délais impartis pour l’envoi du formulaire 1042-S.

L’IRS informe dans sa publication des sanctions encourues suite à un envoi non réalisé ou tardif du formulaire. Le conséquences financières prévues en cas d’envoi tardif du formulaire 1042-S sont les suivantes :

50 $ pour chaque formulaire envoyé dans les 30 jours suivant l’échéance prévue.
100 $ pour chaque formulaire envoyé après un délai de 30 jours à compter de la date limite, mais avant le 1er août de l’année de référence.
270 $ pour chaque formulaire envoyé après le 1er août de l’année de référence.

Le non-envoi du formulaire 1042-S aux bénéficiaires est également sanctionné et une pénalité est appliquée lorsqu’il n’est pas possible de le justifier par un motif valable. Une pénalité de 270 $ peut être appliquée pour chaque formulaire 1042-S non envoyé dans les délais impartis.

Alors que pour les cas ci-dessus, les sanctions financières sont délimitées (dans le « meilleur » des cas la limite est fixée à 190 000 $), il n’y a aucune limite à la sanction en cas de non-respect intentionnel de ces délais et une pénalité supplémentaire sera alors appliquée. Le montant de cette pénalité supplémentaire sera le plus élevé entre 540 $ et 10% du montant des formulaires qui auraient dû être envoyés.

Rectification des modules : modification du formulaire 1042-S

Il est nécessaire d’envoyer le corrigé du 1042-S si au moins l’un des champs du formulaire envoyé à IRS a été modifié. Le 1042-S rectifié doit être enregistré sous « Amended » pour indiquer qu’il s’agit d’un formulaire correctif. Le champ « Amendement NO » doit contenir la version appropriée du formulaire ou le nombre de corrections apportées à ce même formulaire 1042-S. Enfin, dans le champ « Unique form identifier » vous devrez indiquer le code unique du formulaire à corriger.

Une attention considérable doit être accordée à l’activité de modification du formulaire 1042-S. Dans certains cas, il peut être nécessaire d’en envoyer plusieurs correctifs pour corriger un seul formulaire 1042-S.

La différence entre le formulaire 1042-S et le formulaire 1099

La différence entre le formulaire 1042-S et le formulaire 1099 réside dans le type et la source des revenus. Le formulaire 1042-S permet de déclarer les taxes et les recettes des personnes NRA. Le formulaire 1099 déclare les taxes possibles et les recettes des citoyens américains, US Persons.

Compte tenu de ce qui précède, il est toutefois possible, dans certains cas, de déclarer les ressortissants américains via le pool du formulaire 1042-S.

Création et envoi des formulaires 1042-S

Chaque formulaire 1042-S doit être rempli au format électronique et papier/PDF. Le formulaire électronique doit être converti et préparé dans un fichier texte (.txt) selon les règles définies annuellement par l’IRS. Ce fichier sera nécessaire pour soumettre les formulaires à l’IRS.

La création du fichier texte suit les règles de la Publ. 1187 Specifications for Electronic Filing of Form 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding.
Le fichier devra être complété dans son intégralité. En bref, il y aura trois types de documents à remplir :

Les « T » records : Contiennent les informations personnelles et les coordonnées du sujet transmettant le fichier. Il peut s’agir du QI lui-même ou d’une autre personne qui lui fournit le rapport.
Les « W » records : Contiennent les informations personnelles et les coordonnées du sujet transmettant le fichier. Il peut s’agir du QI lui-même ou d’une autre personne au nom de laquelle le rapport est effectué.
Les « C » records : Contiennent les montants cumulés des « W » records.
Les « F » records : Contiennent le nombre de lignes que comptent les « W » records.

Les informations rapportées au format papier/PDF doivent correspondre en tout point à ce qui est rapporté dans le fichier électronique. Ces formulaires sont essentiels pour l’utilisation interne du QI (archives, audits, etc.) et pour l’envoi aux destinataires (par exemple, les clients QI qui souhaitent également obtenir le statut QI). Les parties suivantes doivent être complétées :

Champs 1 à 11 avec les montants du revenu et de l’impôt retenu, en distinguant les organismes ayant effectué le prélèvement.
Champ 12 avec les données de base du QI émettant le code 1042-S.
Champ 13 avec les données personnelles du destinataire (en fonction du type de client QI et de son statut Ch.3 et Ch.4).
Champ 14 avec le nom et le EIN du sujet responsable de la rétention fiscale.
Champ 15 avec les informations personnelles de l’intermédiaire possible entre le QI et le destinataire.

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Informations utiles sur les formulaires 1042 et 1042-S

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