Formulare 1099
Index
- Über 1099 Formulare
- Formular 1099-INT, 1099-DIV und 1099-B: Fristen, Verlängerungen und Strafen
- Besteuerung auf 1099
- Unterschiede zwischen den Formularen 1099-INT, 1099-DIV und 1099-B
- Berichtigung von Formularen: Geändertes Formular 1099
- Ausfüllen und Übermittlung von Formularen 1099
- Software zur Erstellung des Formulars 1099
- Warum BEST IRS wählen?
- Useful information on reporting forms 1099
Über 1099 Formulare
In der QI-Vereinbarung wird die Erstellung und Einreichung der Formulare 1099 als Verpflichtung des QI festgelegt. Diese Formulare dienen der Meldung von Einkünften, die US-Personen für jedes Steuerjahr erhalten haben.
Das ausgefüllte Formular muss dem IRS gemeldet werden und eine Kopie muss an die US-Person geschickt werden, auf die sich das Formular bezieht.
Die Meldepflicht kann vom QI an seine Depotbank delegiert werden, indem ein separates Konto für US-Personen eingerichtet wird. In diesem Fall ist die Verwahrstelle für die Klassifizierung, Dokumentation, Besteuerung und Berichterstattung des Kunden verantwortlich.
Im Gegensatz zum Formular 1042-s, das für jede Art von US-Einkommen verwendet werden kann, gibt es für jede Art von US-Einkommen ein 1099. Die von QIs am häufigsten verwendeten Formulare sind 1099-INT, 1099-DIV und 1099-B.
Das Formular 945 muss ebenfalls an die IRS geschickt werden, falls eine Quellensteuer einbehalten wurde.
Formular 1099-INT, 1099-DIV und 1099-B: Fristen, Verlängerungen und Strafen
Die Formulare 1099 müssen innerhalb der von der IRS für jedes Formular festgelegten Frist ausgefüllt und versandt werden. Gemäß den Anweisungen in den IRS-Publikationen:
- 31. Januar: Frist für die Meldung der Formulare 1099-INT und 1099-DIV an die US-Person
- 15. Februar: Frist für die Meldung der Formulare 1099-B an die US-Personen
- 1. April: Frist für die Übermittlung der Formulare 1099-INT, 1099-DIV und 1099-B an den IRS
Die Fristen für die Übermittlung der Formulare an die IRS können um weitere 30 Tage verlängert werden. Die Fristverlängerung ist mit dem Formular 8809 möglich, das innerhalb der Meldefrist von 1099 zu übermitteln ist.
In seinen Veröffentlichungen informiert der IRS über mögliche Strafen bei Nichtabgabe des Formulars oder verspäteter Abgabe. Die Strafe für die verspätete Übermittlung des elektronischen Formulars 1042-S an den IRS beläuft sich auf:
- 50 $ für jedes Formular, das innerhalb von 30 Tagen nach dem Fälligkeitstermin eingereicht wird
- $100 für jedes Formular, das 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum, aber vor dem 1. August des Berichtsjahres eingereicht wird
- $270 für jedes nach dem 1. August des Berichtsjahres eingereichte Formular.
Besteuerung auf 1099
QIs müssen das ausgefüllte und unterschriebene Formular W9 von ihren US-Kunden abholen. Es ist wichtig, dass das Formular vollständig ist und eine Steuerzahler-Identifikationsnummer (TIN) enthält. In Fällen, in denen die Dokumentation nicht gültig ist oder keine TIN enthält, muss der QI auf den Kunden die Backup Withholding in Höhe von 24 % (früher 28 %) auf Kupons, Dividenden und Bruttoerlöse aus Verkäufen anwenden.
Unterschiede zwischen den Formularen 1099-INT, 1099-DIV und 1099-B
Der Hauptunterschied zwischen diesen Formularen besteht darin, dass jedes von ihnen dazu dient, den US-Steuerbehörden eine bestimmte Art von Einkommen zu melden. Dies gilt insbesondere für alle Aktien, die von US-Personen gehalten werden:
- Das Formular 1099-B wird für die Meldung von Verkaufstransaktionen verwendet (Erlöse aus Makler- oder Bartertauschgeschäften)
- Das Formular 1099-DIV wird verwendet, um erhaltene Dividenden zu melden (Dividenden und Ausschüttungen)
- Das Formular 1099-INT wird für die Meldung von Zinserträgen verwendet (Zinserträge)
Berichtigung von Formularen: Geändertes Formular 1099
Der QI muss das Korrekturformular 1099 melden, wenn sich mindestens eines der Felder des an den IRS gesendeten Formulars geändert hat. Die 1099 muss unter „Korrigiert“ angekreuzt werden, um anzuzeigen, dass es sich um ein Korrekturformular handelt. Das Feld „Void“ (ungültig) wird angekreuzt, wenn eine Löschung desselben bereits gemeldeten Formulars erforderlich ist.
Besondere Aufmerksamkeit muss der Änderungsaktivität der 1099 gewidmet werden. In manchen Fällen ist es erforderlich, mehrere Formulare einzureichen, um ein einziges zu korrigieren. Die gleiche Aufmerksamkeit sollte auch der Korrektur der elektronischen Formulare gewidmet werden.
Ausfüllen und Übermittlung von Formularen 1099
Der QI, der die Hauptverantwortung für die Einbehaltung und die Ersatzeinbehaltung übernommen hat, ist verpflichtet, den US-Steuerbehörden die 1099-Formulare seiner Kunden vorzulegen. Die Meldung kann in Papierform erfolgen, allerdings nur unter Verwendung der Originalformulare, die der IRS per Post erhalten hat. Alternativ kann die Meldung auch elektronisch erfolgen, indem die elektronischen Formulare auf FIRE hochgeladen werden. Die für den Empfänger gemeldeten Beträge müssen je nach Art des Einkommens in die verschiedenen Formulare 1099-INT, 1099-DIV, 1099-B aufgeteilt werden.
Jedes Formular 1099 muss in elektronischer Form und in Papierform (PDF) ausgefüllt werden. Die elektronische Datei muss in einer Textdatei (.txt) gemäß den von der IRS für jedes Jahr festgelegten Regeln erstellt werden. Diese Datei muss an die IRS gemeldet werden.
Die Txt-Datei muss Publ. 1220 Specifications for Electronic Filing of Form 1042-S, Foreign Person’s U.S. Source Income Subject to Withholding folgen. Diese Datei muss in allen Teilen vollständig ausgefüllt werden.
Kurz gesagt gibt es drei Arten von Einträgen, die auszufüllen sind:
- „T“-Datensätze: Sie enthalten allgemeine Informationen über den Sender. Dabei kann es sich um den QI selbst oder ein anderes meldepflichtiges Unternehmen handeln.
- „A“-Datensätze: Sie enthalten Informationen über den Zahler. Dabei kann es sich um denselben QI oder ein anderes Subjekt handeln.
- „C“-Datensätze: Sie enthalten zusammengefasste Beträge der A“-Datensätze.
- „F“-Datensätze: enthalten die zusammengefassten Beträge der A“- und B“-Datensätze
Die Papier-/Pdf-Formulare sind für den internen Gebrauch innerhalb des QI (Archiv, Audit usw.) und für die Berichterstattung an die Empfänger (z. B. QI-Kunden, die auch den QI-Status annehmen) unerlässlich und müssen die gleichen Beträge enthalten, die in der elektronischen Datei gemeldet werden.
Software zur Erstellung des Formulars 1099
BEST IRS ist eine Software, mit der alle Formulare für QIs automatisch erstellt werden und die den Benutzer bei der korrekten Meldung unterstützt. Die in die Software hochgeladenen Daten werden überprüft, um die Art des Empfängers und die Art des Einkommens zu verifizieren.
Dann werden die Formulare erstellt:
- 1042 und 1042-S im Falle von NRA-Kunden und
- 1099 im Falle von US-Personen-Kunden
Inkonsistente und fehlende Daten werden dem Benutzer zur Korrektur mitgeteilt.
In der Regel delegieren die QI die Erstellung der 1099-Formulare an ihre Treuhänder. Der QI, der nicht die primäre Quellensteuerverantwortung und die Backup-Quellensteuer übernimmt, ist daher nicht verpflichtet, diese Art von Formular zu erstellen und zu melden. Der QI bleibt jedoch für die 1099-Berichterstattung verantwortlich, wenn er es versäumt, seine Depotbank mit dieser Aufgabe zu betrauen.
Die BEST IRS-Software ermöglicht es den QIs, dies auf einfache und sichere Weise zu tun, und zwar mit demselben Tool, mit dem sie die Formulare 1042-S ausfüllen.
Die Software wird im Outsourcing-Modus bereitgestellt, ohne Auswirkungen auf die IT-Infrastruktur des QI. Mit derselben Excel-Datei können unsere Kunden automatisch alle Formulare 1099, 1042 und 1042-S erstellen, die jedes Jahr entsprechend den neuesten gesetzlichen Änderungen aktualisiert werden.
Warum BEST IRS wählen?
- Der Assistent reduziert die Möglichkeit von Fehlern in den Berichten
- Das integrierte Verfahren vereinfacht die Tätigkeit
- Die Software ermöglicht es, die Zeit für den Abgleich und die Erstellung von Formularen zu reduzieren