Formularios 1042-S

Índice

Acerca de los formularios 1042-S

El acuerdo QI define como obligación del QI la preparación y presentación de los formularios 1042-S, así como para 1042. Los formularios 1042-S se utilizan para declarar todos los ingresos e impuestos de los Estados Unidos. El reporte se realiza a través de tantos formularios 1042-S cuantos grupos de pago haya. Esto se hace por medio de elementos como el tipo de renta, el tipo de impuesto cargado (Cap.3 o Cap.4), el porcentaje de impuesto cargado, los códigos de exención de impuestos y el tipo de beneficiario de la renta.

Los formularios 1042-S deben ser reportados al IRS a través de los formularios electrónicos (archivos txt) definidos de acuerdo con las reglas definidas en la publicación más reciente del IRS y cargados en la plataforma https://fire.irs.gov. En el caso de los formularios 1042-S con nombres (por ejemplo, a nombre de otros QIs), estos también deben ser enviados al beneficiario del formulario, en formato papel/PDF.

El reporte correcto de los Formularios 1042-S requiere:

importes totales de 1042 iguales a la suma de todos los 1042-S emitidos
los importes notificados reconciliados, es decir, corresponden a los de los depositarios para el código de renta, el tipo impositivo y el importe del impuesto
cantidades de formularios en línea con los de 1042-S recibidos de los custodios
los formularios electrónicos, preparados para su envío al IRS, se ajustan perfectamente a los formularios en papel/PDF enviados a los destinatarios

Es esencial contar con un proceso de conciliación de pagos optimizado que permita la rápida identificación de los escuadrones, su corrección y el seguimiento de las desviaciones justificadas.

Si bien el archivo electrónico debe ser enviado al IRS, los beneficiarios pueden recibir el archivo en formato PDF o en papel.

Plazos, prórrogas y penalidades del Formulario 1042-S

Todos los formularios 1042-S deben ser presentados antes del 15 de marzo de cada año, para las ganancias del año fiscal anterior. Si este día es festivo, el plazo se ampliará hasta el siguiente día hábil.

Puede ampliar el plazo de presentación de los formularios 1042-S. La extensión de la fecha límite es posible a través del Formulario 8809, que debe ser presentado antes de la fecha límite de presentación del Formulario 1042-S.

En sus publicaciones, el IRS le informa de las posibles penalidades por no enviar el formulario o por enviarlo después del plazo establecido. La sanción por la presentación tardía del 1042-S electrónico al IRS está prevista en la medida de:

$50 por cada formulario enviado dentro de los 30 días de la fecha de vencimiento
$100 por cada formulario enviado 30 días después de la fecha de vencimiento, pero antes del 1 de agosto del año del informe
$270 por cada formulario presentado después del 1 de agosto del año del informe

También se sanciona la falta de envío de la 1042-S a los beneficiarios, en los casos en que no sea posible probar una causa razonable. Se puede aplicar una sanción de $270 por cada formulario 1042-S que no se envíe a tiempo.

Mientras que para los casos anteriores hay límites (en el «mejor» caso de 190.000 dólares). Si usted no cumple con la fecha límite, no hay límite y se aplicará una penalización adicional en caso de incumplimiento intencional de estas fechas límite. El monto adicional será el mayor entre $540 y el 10% del monto de los formularios a presentar.

Corrección de formularios: Modificado Form 1042-S

Debe enviar el 1042-S correctivo si al menos uno de los campos del formulario enviado al IRS ha cambiado. El 1042-S debe tacharse bajo «Enmendado» para indicar que se trata de un formulario de corrección. El campo «Amendment NO.» debe mostrar la versión del formularios, es decir, cuántas veces ha sido objeto de corrección el mismo 1042-s. Por último, en el campo «Identificador de formulario único» debe comunicar el código único del formularios que debe corregirse.

Debe prestarse una atención considerable a la actividad de modificación del 1042-S. En algunos casos, para corregir sólo un 1042-S podría necesitarse enviar más de uno.

Diferencia entre 1042-S y 1099

La diferencia entre el formulario 1042-S y el 1099 está en el tipo de perceptor de rentas de EEUU. En el 1042-S se reportan los ingresos e impuestos de los No Residentes Extranjeros, NRA. En el 1099 se declaran los ingresos y los impuestos de las personas estadounidenses.

Teniendo en cuenta lo anterior, en algunos casos, sin embargo, es posible informar en conjunto en 1042-S las personas de EE.UU..

Compilación y envío de 1042-S

Cada formulario 1042-S debe ser completado en formato electrónico y en papel/PDF. El archivo electrónico debe ser preparado en un archivo de texto (.txt) de acuerdo con las normas definidas para cada año por el IRS. Este archivo será necesario para reportar los formularios al IRS.

La compilación del archivo txt sigue la Publicación 1187 Especificaciones para la Presentación Electrónica del Formulario 1042-S, Ingresos de Fuente Extranjera en los Estados Unidos Sujeto a Retención. El expediente debe ser completado en su totalidad. En resumen, habrá que rellenar tres tipos de registros:

Registros «T»: contienen la información personal y de contacto de la persona que transmite el archivo. Puede ser el propio QI u otro sujeto quien para él proceda a informar.
Registros «W»: contienen la información personal y de contacto de la persona que transmite el archivo. Puede ser el QI mismo u otra entidad para la cual el QI está reportando.
Registros «C»: informan de los importes agregados de los registros «W».
Registros «F»: muestran el número de filas del registro «W».

El cumplimiento del formato papel/pdf debe corresponder exactamente a lo que se indica en el expediente electrónico. Estos formularios son esenciales para el uso interno dentro del QI (archivo, auditoría, etc.) y para enviar a los destinatarios (por ejemplo, clientes de QI que también asumen el estatus de QI). Las siguientes partes deben ser rellenadas:

los campos del 1 al 11 con los importes de la renta y de los impuestos retenidos, distinguiendo entre los que realmente la recaudaron
campos 12 con la información maestra del QI que emite el 1042-S
campos 13 con la información maestra del receptor (depende del tipo de cliente del QI y de su estado Ch.3 y Ch.4)
campos 14 con el nombre y el EIN del sujeto que efectuó la retención
campos 15 con los datos personales del intermediario, en su caso, entre el QI y el destinatario.

El software para crear formularios 1042-S

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Información útil sobre los formularios 1042 y 1042-S

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